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Das Migrationsamt St.Gallen digitalisiert den Dossieraustausch mit Zürich, Thurgau und Graubünden
Wenn eine ausländische Person den Kanton wechselt oder für eine fachliche Prüfung Unterlagen aus einem anderen Kanton benötigt werden, zählt vor allem eines: Die relevanten Akten müssen rasch verfügbar und der Austausch fachlich begründet, rechtlich zulässig und nachvollziehbar dokumentiert sein.
Genau dafür hat das Migrationsamt St.Gallen den Dossieraustausch mit den Partnerkantonen Zürich, Thurgau und Graubünden modernisiert. Der neue Dossieraustausch verbindet einen durchgängigen digitalen Ablauf mit klarer fachlicher Verantwortung und sauberer Dokumentation.
Fachlichkeit und Umsetzung eng verzahnt
Die technische Umsetzung wurde gemeinsam mit BTC (Schweiz) AG realisiert. Entscheidend war, die fachlichen Anforderungen aus dem Migrationsalltag so einzubinden, dass der Ablauf stabil, verständlich und praxistauglich bleibt. Franck Huber (Business Analyst, BTC) brachte die technische und prozessuale Umsetzungssicht ein, Roman Bachmann (Testmanager, Migrationsamt St.Gallen) verband die fachliche Sicht mit Test, Abnahme und Alltagstauglichkeit. Die Umsetzung erfolgte durch das BTC Projektteam und wurde durch Michael Eibeck (BTC) als Solution Architect begleitet. Koordiniert wurde das Projekt von Roland Wagner (Migrationsamt St.Gallen) und Lisa Halder (BTC).
Die Herausforderung lag darin, die fachlichen Anforderungen so in den bestehenden Systemverbund zu übersetzen, dass daraus ein stabiler und verständlicher Prozess entsteht.
Franck Huber
Business Analyst, BTC
Verantwortung bleibt bei den Fachpersonen
Der Dossieraustausch nimmt den Fachpersonen keine Entscheide ab, sondern sorgt dafür, dass relevante Informationen im richtigen Prozessschritt verfügbar sind. Die fachliche Verantwortung bleibt unverändert bei der zuständigen Fachperson – das System unterstützt den Ablauf, ersetzt aber keine fachliche Beurteilung.
Die Fachperson sieht im Geschäftsfall jederzeit, ob eine Anfrage gestellt wurde, ob eine Antwort eingegangen ist und wo die Dokumente abgelegt wurden. Anfrage, Antwort, Dokumente und Belege bleiben zusammen – die Bearbeitung wird dadurch klarer, sicherer und besser nachvollziehbar.
Wir wollten nicht nur prüfen, ob Nachrichten technisch ankommen. Entscheidend war, ob der gesamte Ablauf aus Sicht der Fachpersonen verständlich ist und im echten Arbeitsalltag trägt.
Roman Bachmann
Testmanager, Migrationsamt St.Gallen
Ein Prozess über Kantonsgrenzen hinweg
Die Einführung war anspruchsvoll, weil Zürich, Thurgau, Graubünden und St.Gallen mit unterschiedlichen Abläufen, Zuständigkeiten und Systemumgebungen arbeiten. Die Festlegung und Einhaltung von Schnittstellenstandards war daher ein zentraler Erfolgsfaktor, damit aus einem kantonsübergreifenden Vorhaben ein praxistauglicher, digitaler Prozess geworden ist.
Projektumfang
• Digitalisierung des Dossieraustauschs zwischen St.Gallen und den Kantonen Zürich,
Thurgau und Graubünden
• Abwicklung des gesamten Prozesses innerhalb der Fachapplikation
• Automatisierte Dokumentenablage im Dossier
• Beleg-Dokumentation für jede Aktion
• Handhabung positiver und negativer Rückmeldungen
• Umsetzung durch BTC (Schweiz) AG gemeinsam mit dem Migrationsamt St.Gallen
Nutzen
• Kein Medienbruch mehr im Kernprozess
• Volle Transparenz über Anfrage, Antwort, Dokumente und Belege
• Fachliche Kontrolle bleibt vollständig bei der zuständigen Fachperson
• Weniger Suchaufwand und Nacharbeit im Tagesgeschäft
• Rechtlich sauber dokumentierte, nachvollziehbare Freigaben
• Stärkere digitale Zusammenarbeit mit den Partnerkantonen
• Ausbaufähig auf weitere Kantone (bereits in Planung)
Projektvorgehen
• Die Umsetzung erfolgte konsequent nach bewährten Projektmanagement-Methoden
• Fundierte fachliche und technische Analyse zu Projektbeginn
• Anforderungen und Umsetzungsplan sind optimal aufeinander abgestimmt
• Während der Realisierung lediglich wenige, kleinere Anpassungen vorgenommen
• Hohe Transparenz über Anforderungen, Fortschritt und Abhängigkeiten
• Projektrisiken frühzeitig erkannt und gezielt gesteuert
Projektbeteiligte
Roland Wagner – Projektkoordination, Migrationsamt St.Gallen
Roman Bachmann – Testmanager, Migrationsamt St.Gallen
Michael Eibeck – Solution Architekt, BTC (Schweiz) AG
Franck Huber – Business Analyst, BTC (Schweiz) AG
Lisa Halder – Projektkoordination, BTC (Schweiz) AG
Projektteam BTC (Schweiz) AG:
Petra Hinderling, Rainer Hofmayer, Ingo Keller, Valentin Kleisner, Vojtech Kristl, Jonas Rigter
Das Endresultat überzeugt
Mit dem Dossieraustausch ohne Medienbruch hat das Migrationsamt St.Gallen einen wichtigen Verwaltungsprozess modernisiert. Akten aus Zürich, Thurgau und Graubünden können direkt im laufenden Geschäftsfall angefordert, empfangen und beantwortet werden – das bedeutet weniger Suchen, weniger Nacharbeit und mehr Klarheit im Dossier, für das Migrationsamt St.Gallen mehr Transparenz und eine stärkere digitale Zusammenarbeit mit den Partnerkantonen.
Ausblick: Je mehr Kantone am digitalen Dossieraustausch teilnehmen, je effektiver wird die Lösung. Das Migrationsamt St.Gallen freut sich bereits, in Zukunft mit weiteren Kantonen Dossiers digital austauschen zu können.
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BTC Projektteam: v.l. Petra Hinderling, Jonas Rigter, Lisa Halder, Michael Eibeck, Franck Huber, Ingo Keller (nicht auf Bild: Valentin Kleisner, Vojtech Kristl, Rainer Hofmayer).
