Aktenwege ohne Medienbruch
Das Migrationsamt St.Gallen digitalisiert den Dossieraustausch mit Zürich, Thurgau und Graubünden
Wenn eine ausländische Person den Kanton wechselt oder für eine fachliche Prüfung Unterlagen aus einem anderen Kanton benötigt werden, zählt vor allem eines: Die relevanten Akten müssen schnell, vollständig und nachvollziehbar im richtigen Dossier verfügbar sein.
Genau dafür hat das Migrationsamt St.Gallen den Dossieraustausch mit den Partnerkantonen Zürich, Thurgau und Graubünden modernisiert: Die Fachperson startet die Anfrage direkt aus dem laufenden TIBCO-Geschäftsfall
Kantonswechsel brauchen klare Aktenwege
Zwischen St.Gallen und den Partnerkantonen Zürich, Thurgau und Graubünden kommt es aufgrund der geografischen Nähe regelmässig zu Zu- und Wegzügen. Entscheidend ist, dass Akten rasch verfügbar, fachlich begründet, rechtlich zulässig und nachvollziehbar dokumentiert ausgetauscht werden. Der neue Dossieraustausch verbindet einen durchgängigen digitalen Ablauf mit klarer fachlicher Verantwortung und sauberer Dokumentation.
Fachlichkeit und Umsetzung eng verzahnt
Die technische Umsetzung wurde gemeinsam mit BTC (Schweiz) AG realisiert. Entscheidend war, die fachlichen Anforderungen aus dem Migrationsalltag so einzubinden, dass der Ablauf stabil, verständlich und praxistauglich bleibt. Franck Huber (Business Analyst, BTC) brachte die technische und prozessuale Umsetzungssicht ein, Roman Bachmann (Business Analyst und Testmanager, Migrationsamt St.Gallen) verband die fachliche Sicht mit Test, Abnahme und Alltagstauglichkeit
Die Herausforderung lag darin, die fachlichen Anforderungen so in den bestehenden Systemverbund zu übersetzen, dass daraus ein stabiler und verständlicher Prozess entsteht
Franck Huber
Business Analyst, BTC
Sicherheit und Fachlichkeit bleiben zentral
Der Dossieraustausch nimmt den Fachpersonen keine Entscheide ab, sondern sorgt dafür, dass relevante Informationen im richtigen Prozessschritt verfügbar sind. Die fachliche Verantwortung bleibt unverändert bei der zuständigen Fachperson – das System unterstützt den Ablauf, ersetzt aber keine fachliche Beurteilung.
Weniger Suchen, mehr Klarheit im Dossier
Die Fachperson sieht im Geschäftsfall jederzeit, ob eine Anfrage gestellt wurde, ob eine Antwort eingegangen ist und wo die Dokumente abgelegt wurden. Anfrage, Antwort, Dokumente und Belege bleiben zusammen – die Bearbeitung wird dadurch klarer, sicherer und besser nachvollziehbar.
Wir wollten nicht nur prüfen, ob Nachrichten technisch ankommen. Entscheidend war, ob der gesamte Ablauf aus Sicht der Fachpersonen verständlich ist und im echten Arbeitsalltag trägt.
Roman Bachmann
Business Analyst und Testmanager, Migrationsamt St.Gallen
Ein Prozess über Kantonsgrenzen hinweg
Die Einführung war anspruchsvoll, weil Zürich, Thurgau, Graubünden und St.Gallen mit unterschiedlichen Abläufen, Zuständigkeiten und Systemumgebungen arbeiten. Im Projekt entstand daraus ein gemeinsames Verständnis für den gesamten Ablauf – von der Anfrage über die erwartete Antwort bis zur Verarbeitung positiver und negativer Rückmeldungen. Aus einem kantonsübergreifenden Vorhaben wurde so ein praxistauglicher digitaler Prozess.
Projektumfang
• Digitalisierung des Dossieraustauschs zwischen St.Gallen und den Kantonen Zürich, Thurgau, Graubünden
• Anfragestart direkt aus dem laufenden TIBCO-Geschäftsfall
• Automatische Fristverwaltung über den Wartepostkorb
• Dokumentenablage im Dossier Explorer (Ordner „Datenaustausch“)
• Beleg-Dokumentation für jede Anfrage
• Abbildung positiver und negativer Rückmeldungen im Prozess
• Bidirektionaler Austausch – auch Anfragen der Partnerkantone an St.Gallen
• Umsetzung durch BTC (Schweiz) AG gemeinsam mit dem Migrationsamt St.Gallen
Nutzen
• Kein Medienbruch mehr im Kernprozess
• Volle Transparenz über Anfrage, Antwort, Dokumente und Belege
• Fachliche Kontrolle bleibt vollständig bei der zuständigen Fachperson
• Weniger Suchaufwand und Nacharbeit im Tagesgeschäft
• Rechtlich sauber dokumentierte, nachvollziehbare Freigaben
• Stärkere digitale Zusammenarbeit mit den Partnerkantonen
• Ausbaufähig auf weitere Kantone (bereits in Planung)
Projektbeteiligte
Franck Huber – Business Analyst, BTC (Schweiz) AG
Roman Bachmann – Business Analyst und Testmanager, Migrationsamt St.Gallen
Roland Wagner – Projektkoordination, Migrationsamt St.Gallen
Lisa Halder – Projektkoordination, BTC (Schweiz) AG
Das Endresultat überzeugt
Mit dem Dossieraustausch ohne Medienbruch hat das Migrationsamt St.Gallen einen wichtigen Verwaltungsprozess modernisiert. Akten aus Zürich, Thurgau und Graubünden können direkt im laufenden Geschäftsfall angefordert, empfangen und beantwortet werden – das bedeutet weniger Suchen, weniger Nacharbeit und mehr Klarheit im Dossier, für das Migrationsamt St.Gallen mehr Transparenz und eine stärkere digitale Zusammenarbeit mit den Partnerkantonen.
Ausblick: Das Migrationsamt St.Gallen arbeitet bereits daran, den Dossieraustausch künftig auf weitere Kantone auszuweiten.
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